Bukti transaksi jual beli secara kredit dan tunai disebut bukti transaksi atau bukti transaksi.
Menentukan Bukti Transaksi
Bukti transaksi adalah dokumen tertulis yang mengotentikasi dan mencatat transaksi. Saat menjalankan bisnis, memverifikasi transaksi penting untuk menyusun laporan keuangan atau laporan untuk sebuah perusahaan. Konfirmasi transaksi berisi data penjualan, pembelian, pembayaran biaya operasional dan non operasional.
Pengesahan suatu transaksi memerlukan dokumen yang menegaskan bahwa pembayaran telah dilakukan atau bukti kewajiban kepada pihak lain yang harus dipenuhi.
Menerima konfirmasi transaksi berarti setuju dengan pihak lawan bahwa transaksi tersebut telah disepakati bersama. Selain bukti perjanjian, manfaat lain dari bukti transaksi adalah sebagai berikut.
1. Pahami siapa yang bertanggung jawab atas transaksi
Salah satu manfaat dari bukti transaksi adalah mengetahui merchant dan siapa yang bertanggung jawab atas transaksi tersebut. Ini biasanya ditunjukkan pada dokumen yang mengkonfirmasi transaksi sebagai penerbit surat. Fitur konfirmasi transaksi ini berguna untuk melaporkan kerusakan produk.
2. Sebagai bentuk konfirmasi nominal uang yang telah ditukarkan
Biasanya, konfirmasi transaksi adalah dokumen yang berisi data jumlah uang yang terlibat dalam suatu transaksi. Manfaat dari bukti transaksi adalah untuk memastikan bahwa jumlah yang dikirim dan diterima sesuai dengan lapangan. Tentu saja, Anda tidak ingin pembayaran yang berlebihan atau pembelian yang kekurangan dana.
3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dalam pembukuan barang dan keuangan
Fungsi bentuk transaksi lainnya adalah untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembukuan barang dan keuangan. Dengan melakukan konfirmasi transaksi, baik pembeli maupun penjual dapat mengkonfirmasi penerimaan barang dan nominal uang dalam bentuk yang benar dan dalam jumlah yang dibutuhkan.
4. Membantu pelaporan keuangan dan pengelolaan keuangan kedepannya
Keunggulan bukti transaksi selanjutnya adalah alat yang membantu untuk mencatat arus kas masuk dan keluar. Selain untuk mengkonfirmasi suatu transaksi dalam jangka waktu tertentu, fungsi lain dari bukti transaksi adalah untuk membantu merencanakan tujuan keuangan pada tahap selanjutnya.
Baca juga: Training Accurate Resmi
Jenis Bukti transaksi
Transaksi yang dilakukan setiap hari oleh individu dan perusahaan memerlukan berbagai jenis bukti transaksi. Di bawah ini adalah berbagai jenis konfirmasi transaksi:
1. Akun
Contoh pertama dari konfirmasi transaksi adalah faktur. Faktur sebagai bukti transaksi adalah dokumen yang menyatakan secara tertulis bahwa barang telah terjual. Dengan cara ini, jika terjadi kesalahan saat pengiriman barang, Anda dapat mengembalikan atau meminta penggantian, tentu saja, dengan menunjukkan faktur.
Oleh karena itu, faktur dikeluarkan oleh penjual dan ditransfer ke pembeli. Dengan bantuan faktur, pembeli dan penjual dapat memverifikasi barang yang telah melakukan transaksi.
Ada dua jenis faktur, yaitu faktur penjualan yang akan disimpan oleh penjual dan faktur pembeli yang akan diterima oleh pembeli. Informasi yang biasanya dicantumkan pada invoice antara lain nomor invoice, nama dan alamat pembeli, nama dan alamat penjual, syarat pembayaran, tanggal pemesanan, dan deskripsi barang.
2. Tanda Terima
Ketika suatu transaksi melibatkan penerimaan sejumlah uang, tanda terima digunakan sebagai bukti transaksi. Contoh konfirmasi transaksi akan diberikan oleh pihak yang melakukan pembayaran setelah ditandatangani oleh penerima.
Kuitansi terdiri dari dua lembar. Lembar pertama adalah bukti pembayaran, yang harus ditunjukkan kepada pembeli. Lembar kedua akan disimpan oleh pedagang atau penerima uang sebagai bukti transaksi.
Tanda terima berisi beberapa informasi penting, termasuk nama pemberi uang, jumlah uang, tanggal transaksi, tujuan pemberian uang, dan terakhir tanda tangan meterai (jika diperlukan).
3. Nota debet
Jenis konfirmasi transaksi selanjutnya adalah nota debet. Nota debet sebagai bukti transaksi adalah lembaran yang berguna untuk melaporkan ketidaksesuaian barang yang telah diterima oleh pembeli kepada penjual. Nota debet ditulis oleh pembeli dan berisi pemberitahuan harga nominal yang harus dikembalikan karena barang tidak sesuai.
4. Catatan kredit
Ketika Anda mengembalikan barang yang diterima dalam keadaan rusak atau tidak sesuai, barang yang dikembalikan akan diarsipkan oleh penjual sebagai bukti transaksi yang disebut nota kredit. Fitur konfirmasi transaksi ini menandakan bahwa penjual menerima pengembalian barang dan mewajibkan pembeli untuk menurunkan harga.